情况说明格式

关于情况说明的撰写指南

一、标题

标题应当简明扼要地概括说明内容的主题，例如“关于项目延期的情况说明”。标题应居中书写，并采用适当的字体和字号以突出显示。

二、称呼

在撰写情况说明时，应根据接收对象的不同，选择恰当的称呼。例如，对于上级部门、客户或监管机构，可以使用“尊敬的XX领导：”或“XX公司负责人：”等称呼。称呼应顶格书写，后面接冒号。

三、正文

正文是情况说明的核心部分，需要详细阐述相关情况。

1. 首段：简要交代背景或目的，例如“针对XX项目延期的情况，现将相关情况说明如下”。

2. 主体内容：

事件经过：清晰明了地描述事件的起因、经过和当前状态，包括时间、地点、涉及人员等基本信息。

原因分析：分析导致事件发生的各种原因，包括主观因素和客观因素，如技术难题、供应链问题、自然灾害等。

处理措施：描述已采取或计划实施的解决方案，包括具体的措施和方法，以及责任人、完成时间等。

影响评估：说明事件对项目、业务或相关方的影响程度，以及对未来可能产生的影响进行预测。

正文需要逻辑清晰、数据准确，避免使用模糊表述。

四、总结语

在正文结束后，可以使用一些固定表述，如“特此说明”、“请予审批”等，作为总结语。总结语的位置应另起一行，首行缩进两字符。

五、落款与日期

在情况说明的末尾，需要署名和日期。单位署名应右对齐书写，并加盖公章。日期应使用“XXXX年XX月XX日”的完整写法。

六、附件（非必需）

如有多媒体文件或其他补充材料需要一并提交，可在正文后注明“附件：1.XXX 2.XXX”。附件的内容应与正文相关，并妥善整理。示例模板（以项目延期为例）：关于XX项目延期的情况说明尊敬的XX领导：我部门负责的XX项目原计划于XX月XX日开始实施，但由于以下原因，导致项目无法按时启动：一、原材料供应问题（具体描述问题）；二、施工队伍调整（由于人员培训等原因）。目前我们已采取以下应对措施：一、积极与供应商沟通协商解决方案；二、加强内部培训，提高施工队伍素质。预计项目将于XX月XX日开始实施。特此说明！影响及应对措施：一、项目延期对原定计划的影响（具体描述）；二、为减少损失所采取的措施及预期效果。XX部门（盖章）20XX年XX月XX日通过以上的撰写指南和示例模板，希望能帮助您更好地完成情况说明的撰写工作。在实际撰写过程中，请根据具体情况进行调整和完善。